Bibliograficzna baza danych Uniwersytetu Warszawskiego ma umożliwiać przechowywanie i szybki dostęp do informacji o publikacjach pracowników UW przez Internet. Baza zawierać ma zarówno dane na temat publikacji i ich autorów, jak i informacje o rolach współtwórców dzieł (tłumacze, autorzy przedmów, itp.).

Cele tworzenia bazy to między innymi:

• szybki i łatwy dostęp do danych o publikacjach pracowników UW, z dowolnego miejsca podłączonego do sieci Internet, dla każdego zainteresowanego;
• ułatwienie sprawozdawczości: obecnie każdy instytut z osobna musi przygotowywać wszelkie zestawienia. Kiedykolwiek zmieni się sposób raportowania (nowy format danych, nowe formularze), praca związana z przygotowywaniem zestawień jest niepotrzebnie powielana. Centralna baza ma umożliwić wykonywanie tych prac tylko raz, przez ośrodek zajmujący się utrzymaniem bazy. Jednostki UW, po wprowadzeniu danych, będą mogły łatwo wygenerować raporty w odpowiednich formatach.

Przewiduje się umożliwienie generowania raportów z bazy w formatach wymaganych przez KBN, a także w formatach popularnych baz bibliograficznych (np. BibTeX).

System autoryzacji bazy bibliograficznej umożliwia wpisywanie danych o publikacjach każdemu pracownikowi UW. Uzyskanie prawa do wpisywania danych do bazy wymaga kontaktu z jednostką utrzymującą centralną bazę i uzyskania identyfikatora oraz hasła. System autoryzacji pozwoli dowolnemu pracownikowi instytutu na modyfikację publikacji pracowników tego samego instytutu. Pozwoli to zainteresowanym pracownikom na utrzymywanie samodzielnie własnej listy publikacji w bazie, zaś instytutom z gorszym dostępem do sieci umożliwi zlecenie wpisania kompletu danych instytutu osobie do tego upoważnionej.

Pełna kontrola wersji danych, zastosowana w bazie, umożliwia śledzenie zmian wprowadzanych przez użytkowników. Możliwe jest cofnięcie wprowadzonych zmian (ważne w przypadkach nadużyć), jak również uzyskanie stanu bazy z dowolnej chwili w przeszłości (ważne przy generowaniu raportów).

System Bibliografia UW korzysta z bazy kadrowej Uniwersytetu. Dzięki współpracy z Działem Aplikacji udało się wykorzystać dane o pracownikach do automatycznego zakładania kont w systemie.

Więcej informacji oraz interfejs do przeglądania bazy można znaleźć pod adresem bibliografia.icm.edu.pl.